Privacyverklaring

Bedrijfssuite is een online dienst voor personeelszaken (uren, verlof, loonstroken, declaraties en documenten), aangeboden door MooijWerk B.V., handelend onder de naam Bedrijfssuite, KvK-nummer 28029573, btw-nummer NL003167744B01, gevestigd aan Lage Hoek 99, 1689 CP Zwaag. Vragen over privacy? Mail naar support@bedrijfssuite.nl.

Gegevens van medewerkers van onze klanten. Een bedrijf dat Bedrijfssuite gebruikt, legt de gegevens van zijn eigen medewerkers vast. Dat bedrijf is de verwerkingsverantwoordelijke; wij zijn de verwerker en handelen op instructie van dat bedrijf, volgens de verwerkersovereenkomst. Ben je medewerker en heb je een vraag over je gegevens, richt je dan eerst tot je werkgever. Wij helpen je werkgever om je vraag te beantwoorden.

Onze eigen gegevens. Hiervoor zijn wij zelf verantwoordelijk:

• Aanmelden van een bedrijf: bedrijfsnaam, KvK- en btw-nummer, adres en de contactgegevens van de contactpersoon (naam, e-mailadres, telefoonnummer).
• Beheerdersaccounts: naam, e-mailadres en rol van de beheerders van een bedrijf.
• Demo-aanvragen: de gegevens die je invult (naam, e-mailadres, bedrijf, telefoonnummer, aantal medewerkers, je keuze voor HR of Finance, je boekhoudpakket als je dat invult, en je bericht).
• Abonnement en facturatie: klant- en betaalgegevens voor het abonnement en de facturen. Betalingen lopen via Mollie.
• Technische gegevens: beperkte gegevens om de dienst veilig te houden, zoals een auditlog van beheerhandelingen en gegevens om misbruik van inloggen tegen te gaan.

Afhankelijk van wat het bedrijf gebruikt:

• Identiteit en contact: naam, e-mailadres, adres, telefoonnummer, geboortedatum, burgerlijke staat, werknemersnummer.
• Arbeidsrelatie: functie, contractsoort en -duur, in- en uitdiensttreding, salaris, verlofsaldo.
• Financieel: IBAN en naam rekeninghouder, loonstroken.
• Burgerservicenummer (BSN) en kopieën van identiteitsbewijzen, alleen als het bedrijf die vastlegt voor de loonadministratie.
• Tijd en verlof: gewerkte uren, klokmomenten, verlofaanvragen, geblokkeerde perioden.
• Ziekteverzuim: start- en einddatum van een ziekmelding en of het om een bedrijfsongeval gaat. Wij leggen nooit de medische reden of aard van de ziekte vast — alleen praktische, niet-medische aantekeningen die de medewerker of beheerder zelf toevoegt.
• Declaraties: bonnetjes (foto's of pdf-bestanden) en kilometerdeclaraties met datum, vertrek, bestemming en reden van de rit.
• Meldingen en inloggen: meldingen, gegevens om pushmeldingen te sturen, eenmalige inlogcodes en vertrouwde apparaten voor het klokken.

• Voor onze klanten: om de dienst te leveren (loonadministratie, verlof, declaraties). De grondslag ligt bij het bedrijf (arbeidsovereenkomst, wettelijke verplichting voor loonadministratie, gerechtvaardigd belang).
• Voor onszelf: uitvoeren van de overeenkomst (aanmelden, abonnement, facturen), wettelijke verplichting (administratie) en gerechtvaardigd belang (beveiliging, misbruik voorkomen, beantwoorden van aanvragen).

Wij delen gegevens alleen met partijen die nodig zijn om de dienst te leveren:

• Railway: hosting, database en opslag van bestanden. Zie hieronder onder “Waar staan de gegevens”.
• Resend: het versturen van e-mail, zoals uitnodigingen, inlogcodes en berichten aan de boekhouder. De opslag van e-mail bij Resend is in de Verenigde Staten.
• Mollie: betalingen voor het abonnement (Nederland).
• Pushmeldingen: als je meldingen aanzet, gebruikt je browser of toestel de pushdienst van de leverancier (bijvoorbeeld Google, Apple of Mozilla).
• Kilometerhulp (alleen als je bedrijf dit aanzet): terwijl je een adres typt, sturen wij de getypte tekst via onze server naar de adresdienst van de Nederlandse overheid (PDOK) om voorstellen te tonen. Als je bedrijf ook “Kilometers berekenen” aanzet, sturen wij alleen de coördinaten van de gekozen adressen naar openrouteservice (HeiGIT, Duitsland) om de afstand te bepalen. Er worden geen namen of andere persoonsgegevens meegestuurd. Deze functies staan standaard uit. Bronvermelding: routes © openrouteservice.org by HeiGIT; kaartgegevens © OpenStreetMap-bijdragers (Open Database License); adresvoorstellen uit de PDOK-Locatieserver van het Kadaster.
• Bonherkenning (alleen als je bedrijf dit aanzet): als je bedrijf “Bonnen automatisch herkennen (AI)” aanzet, sturen wij per keer de foto of pdf van één bon via onze server naar Anthropic Ireland, Limited (verwerking vindt mede plaats in de Verenigde Staten), om de leverancier, de datum, het totaalbedrag, het btw-bedrag en een korte omschrijving voor te stellen. Een afbeelding gaat opnieuw gecodeerd en zo nodig verkleind mee, zonder verborgen metadata (zoals locatiegegevens); een pdf-bestand gaat ongewijzigd mee. Wat op de bon zelf staat, gaat mee. Er gaan geen BSN, loonstroken, identiteitsdocumenten, namen, e-mailadressen of bedrijfsgegevens uit Bedrijfssuite mee. De medewerker kan het voorstel controleren en aanpassen; het wordt pas een declaratie als de medewerker die zelf indient. Anthropic Ireland, Limited is een sub-verwerker die wij alleen hiervoor inzetten en alleen als een bedrijf deze functie zelf aanzet; de functie staat standaard uit. Wij hebben met Anthropic Ireland, Limited een verwerkersovereenkomst (met standaardcontractbepalingen voor de doorgifte), zodat de functie voor bedrijven beschikbaar kan worden gemaakt.
• Boekhouder van je bedrijf: als de beheerder gegevens of declaraties naar de boekhouder laat sturen, ontvangt de boekhouder een e-mail met een tijdelijke, beveiligde link (14 dagen geldig). Documenten en gevoelige gegevens staan niet in de e-mail zelf.

Wij verkopen geen gegevens en gebruiken ze niet voor reclame.

Op dit moment draaien de app en de database bij Railway in de regio San Francisco in de Verenigde Staten. Dat betekent dat persoonsgegevens buiten de Europese Unie worden verwerkt. Wij hebben besloten de dienst naar een Europese regio te verplaatsen; deze verklaring wordt aangepast zodra dat is gebeurd. Met Railway hebben wij op 21 september 2026 een verwerkersovereenkomst gesloten, inclusief de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie voor de doorgifte naar de Verenigde Staten. Ook met onze andere verwerkers maken wij afspraken over de verwerking. Wil je weten welke waarborgen dat zijn, mail dan naar support@bedrijfssuite.nl.

Als een bedrijf de bonherkenning aanzet, gaat elke bon die herkend wordt naar Anthropic Ireland, Limited, met verwerking mede in de Verenigde Staten. Ook dat is een doorgifte buiten de Europese Unie. De waarborgen daarvoor, zoals standaardcontractbepalingen of een ander geldig doorgiftemechanisme, regelen wij in de verwerkersovereenkomst met Anthropic Ireland, Limited, met standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Gegevens van medewerkers bewaren wij zolang het bedrijf ze in Bedrijfssuite laat staan. Het bedrijf bepaalt de bewaartermijn en kan gegevens verwijderen. Na het einde van de overeenkomst verwijderen wij de gegevens binnen 60 dagen, tenzij de wet bewaren vereist. Onze eigen gegevens bewaren wij zolang nodig voor de overeenkomst en de wettelijke administratieplicht (facturen: 7 jaar). Demo-aanvragen bewaren wij 12 maanden.

Wij nemen passende maatregelen, waaronder:

• een versleutelde verbinding (HTTPS) en beveiligingsheaders;
• wachtwoorden worden gehasht opgeslagen (niet leesbaar);
• gevoelige gegevens worden versleuteld opgeslagen (AES-256): het burgerservicenummer (BSN), het IBAN en de naam van de rekeninghouder van medewerkers, en de bestanden bij identiteitsbewijzen, andere personeelsdocumenten en loonstroken. De sleutel staat niet in de database en niet in de code, maar apart in de beveiligde omgeving van de dienst;
• in de auditlog van beheerhandelingen worden alleen veldnamen bewaard en nooit de waarden van gevoelige gegevens;
• inloggen met een wachtwoord én een eenmalige code per e-mail (de code wordt niet leesbaar opgeslagen) en sessies via een beveiligde cookie;
• gegevens van elk bedrijf zijn gescheiden: elke opvraag is beperkt tot het eigen bedrijf;
• beheerders krijgen alleen toegang tot de onderdelen die de hoofdbeheerder hen geeft, en beheerhandelingen worden vastgelegd in een auditlog;
• gegevens voor de boekhouder gaan niet als bijlage per e-mail maar via een tijdelijke, beveiligde link.

Wij gebruiken alleen functionele cookies (en vergelijkbare opslag in je browser) die nodig zijn om in te loggen en om te klokken op een vertrouwd apparaat; de inlogsessie is 7 dagen geldig. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en geen analysetools van derden.

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens. Voor gegevens die je werkgever in Bedrijfssuite heeft vastgelegd, kun je je vraag het beste aan je werkgever stellen; wij werken mee aan de uitvoering. Voor onze eigen gegevens kun je terecht bij support@bedrijfssuite.nl. Wij reageren binnen een maand. Ben je het er niet mee eens, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Bij een datalek dat gevolgen kan hebben voor persoonsgegevens informeren wij de betrokken bedrijven zonder onnodige vertraging, uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking, zodat zij hun eigen meldplicht kunnen nakomen.

Wij kunnen deze verklaring aanpassen. De actuele versie staat op deze pagina. Bij belangrijke wijzigingen, zoals een nieuwe sub-verwerker, informeren wij onze klanten vooraf.