Algemene voorwaarden

Deze voorwaarden gelden voor elk aanbod van en elke overeenkomst met MooijWerk B.V., handelend onder de naam Bedrijfssuite, KvK-nummer 28029573, btw-nummer NL003167744B01, gevestigd aan Lage Hoek 99, 1689 CP Zwaag (“Bedrijfssuite”, “wij”), over het gebruik van de online dienst Bedrijfssuite.

De dienst is bedoeld voor bedrijven en organisaties. De klant is een bedrijf of organisatie die handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf (“Klant”). Gebruikers zijn de personen die namens de Klant met de dienst werken, zoals beheerders en medewerkers (“Gebruikers”). Voorwaarden van de Klant zijn niet van toepassing. Afwijkingen gelden alleen als wij die schriftelijk hebben bevestigd.

• De Klant meldt zich aan via de website en kiest een pakket. De overeenkomst komt tot stand zodra de eerste betaling is bevestigd.
• De Klant garandeert dat de bij het aanmelden opgegeven gegevens (waaronder KvK- en btw-nummer) juist en volledig zijn en houdt ze actueel.
• Voor elk bedrijf (elke rechtspersoon) is een eigen abonnement en een eigen omgeving nodig. Werkt de Klant met meerdere bedrijven, dan is voor ieder bedrijf een abonnement nodig.

Bedrijfssuite is een online dienst voor personeelszaken, waaronder urenregistratie, verlof, declaraties, documenten en loonstroken, zoals beschreven op de website. Wij leveren de dienst met redelijke zorg en vakkundigheid. Wij spannen ons in om de dienst beschikbaar te houden, maar garanderen geen ononderbroken of foutloze werking.

Bedrijfssuite is geen loonadministratie en geen accountantsdienst. Loonstroken en andere gegevens worden door de Klant of diens loonadministratie aangeleverd en in de dienst beschikbaar gesteld. De Klant blijft zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de loonadministratie, de naleving van arbeids-, fiscale en andere wettelijke verplichtingen, en het controleren van geregistreerde uren, verlof en declaraties.

Wij mogen de dienst verbeteren en aanpassen. Verandert er iets waardoor de dienst wezenlijk minder kan dan bij het aangaan van de overeenkomst, dan melden wij dat vooraf en mag de Klant het abonnement opzeggen (zie artikel 7).

• De pakketten zijn ingedeeld naar het aantal medewerkers. De actuele pakketten en prijzen staan op de website. Prijzen op de website zijn per maand, exclusief btw, tenzij anders vermeld.
• De Klant kiest een pakket dat past bij het aantal medewerkers. Groeit het aantal medewerkers boven de grens van het pakket, dan schakelt de Klant over naar het passende pakket. Voor een pakket “op aanvraag” maken wij een aanbod op maat.
• Wij mogen prijzen wijzigen. Wij melden een prijswijziging minimaal 30 dagen vooraf. Is de Klant het er niet mee eens, dan kan hij het abonnement opzeggen tot de datum waarop de nieuwe prijs ingaat.

• Het abonnement wordt vooruit per maand betaald. De aanmelding wordt afgerond met een eerste betaling via iDEAL (Mollie). Deze betaling legt tegelijk een doorlopende SEPA-machtiging vast voor de automatische maandelijkse incasso.
• Over de prijs berekenen wij btw (nu 21%). De Klant ontvangt van ons per maand een factuur, elektronisch.
• Kan een incasso niet worden uitgevoerd, dan stellen wij de Klant hiervan op de hoogte en geven wij hem redelijke gelegenheid om te betalen. Blijft betaling uit, dan mogen wij de toegang tot de dienst opschorten totdat is betaald. Wettelijke rente en redelijke incassokosten komen voor rekening van de Klant.
• Betaalde bedragen voor een reeds begonnen maand worden niet terugbetaald.

• De Klant en de Gebruikers gebruiken de dienst alleen voor het beoogde doel en in overeenstemming met de wet en deze voorwaarden.
• Inloggegevens zijn persoonlijk. De Klant zorgt dat Gebruikers ze geheimhouden en meldt ons direct als hij vermoedt dat een account is misbruikt.
• De Klant beheert zelf wie toegang heeft en met welke rechten (bijvoorbeeld welke beheerder welke onderdelen ziet) en is verantwoordelijk voor alles wat via zijn accounts gebeurt.
• Het is niet toegestaan de dienst te verstoren, te overbelasten, de beveiliging te omzeilen, gegevens van andere klanten te benaderen of de dienst door te verkopen of ter beschikking te stellen aan derden.
• De Klant zorgt dat hij gegevens van zijn medewerkers rechtmatig verwerkt en zijn medewerkers daarover informeert.
• Bij misbruik of een (dreigende) beveiligingsrisico mogen wij de toegang tijdelijk beperken. Waar mogelijk melden wij dat vooraf.

• De overeenkomst loopt per maand en wordt telkens stilzwijgend met een maand verlengd.
• De Klant kan opzeggen tegen het einde van een kalendermaand, met een opzegtermijn van één maand, door een e-mail te sturen naar support@bedrijfssuite.nl. Wij bevestigen de opzegging.
• Beide partijen mogen de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen bij een ernstige tekortkoming die na een schriftelijke ingebrekestelling met redelijke termijn niet is hersteld, en bij faillissement of surseance van betaling van de andere partij.
• Na het einde van de overeenkomst vervalt de toegang tot de dienst. Tot dat moment kan de Klant zijn gegevens raadplegen en downloaden. Wij verwijderen de gegevens van de Klant binnen 60 dagen na het einde van de overeenkomst, tenzij de wet bewaren vereist.

De gegevens die de Klant in de dienst vastlegt, blijven van de Klant. Voor de persoonsgegevens van zijn medewerkers is de Klant verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. Op die verwerking is onze verwerkersovereenkomst van toepassing, die onderdeel is van deze voorwaarden. Vragen daarover? Mail naar support@bedrijfssuite.nl. Hoe wij met persoonsgegevens omgaan, staat in onze privacyverklaring.

De dienst gebruikt diensten van derden, zoals hosting, betalingen en e-mail. Optionele onderdelen, zoals adresvoorstellen en het berekenen van kilometers, gebruiken de gegevens van externe partijen (PDOK, openrouteservice/HeiGIT en OpenStreetMap). De uitkomsten, zoals een berekende afstand, zijn indicatief. De Klant en zijn Gebruikers controleren ze voordat zij een declaratie indienen of goedkeuren.

Ook de bonherkenning is optioneel en staat standaard uit. Zet de Klant die aan, dan worden bonnen voor herkenning naar Anthropic Ireland, Limited (verwerking mede in de Verenigde Staten) gestuurd, die daarvoor als sub-verwerker is opgenomen in de verwerkersovereenkomst. Het resultaat is alleen een voorstel: zodra de functie beschikbaar is, controleren en corrigeren de Klant en zijn Gebruikers het voordat zij een declaratie indienen of goedkeuren.

Wij voeren onderhoud zoveel mogelijk uit op momenten dat het de Klant het minst hindert en kondigen ingrijpend onderhoud waar mogelijk vooraf aan. Vragen en storingen kan de Klant melden via support@bedrijfssuite.nl. Wij beantwoorden ze op werkdagen en doen ons best om ze snel op te lossen, zonder vaste reactietijd.

Alle rechten op de dienst, de software en de documentatie berusten bij ons of onze licentiegevers. De Klant krijgt voor de duur van de overeenkomst een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken voor zijn eigen bedrijf. Onderdelen van derden (zoals kaartgegevens van OpenStreetMap) vallen onder hun eigen licentie.

• Onze totale aansprakelijkheid uit een overeenkomst is beperkt tot het bedrag dat de Klant in de twaalf maanden voor het schadeveroorzakende feit aan ons heeft betaald, met een maximum van het bedrag dat onze verzekering in dat geval uitkeert, als die hoger is.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, zoals gevolgschade, gemiste besparingen, gederfde winst, schade door bedrijfsstagnatie of schade door onjuiste of te late loonbetaling die het gevolg is van gegevens of keuzes van de Klant.
• De Klant is zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de ingevoerde gegevens, de controle van geregistreerde uren, verlof en declaraties, en voor het bewaren van gegevens die hij wettelijk moet bewaren buiten de dienst, voor zover hij dat wil.
• Bovenstaande beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van ons of onze leidinggevenden, of voor zover de wet aansprakelijkheid dwingend voorschrijft.
• Een claim vervalt als de Klant die niet binnen twaalf maanden nadat hij de schade heeft ontdekt schriftelijk bij ons meldt.

Wij zijn niet gehouden tot nakoming als dat door overmacht wordt verhinderd. Daaronder vallen in elk geval storingen bij hostingpartijen en andere leveranciers, stroom-, internet- en telecommunicatiestoringen, cyberaanvallen die ondanks passende maatregelen slagen, en overheidsmaatregelen.

Partijen houden vertrouwelijke gegevens van de ander geheim en gebruiken ze alleen voor de uitvoering van de overeenkomst. Dat geldt niet voor gegevens die openbaar zijn of die wij volgens de wet moeten verstrekken.

Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. Wij melden een wijziging minimaal 30 dagen vooraf per e-mail. Is de Klant het er niet mee eens, dan kan hij tot de ingangsdatum opzeggen volgens artikel 7. De actuele versie staat op deze pagina.

Op onze overeenkomsten is Nederlands recht van toepassing. Geschillen leggen wij voor aan de bevoegde rechter in het arrondissement Noord-Holland, nadat partijen eerst geprobeerd hebben er samen uit te komen.

Vragen over deze voorwaarden? Mail naar support@bedrijfssuite.nl.